为加强和规范市政协机关档案管理工作，有效保护和利用档案史料，服务政协各项工作，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合市政协实际，制定本制度。

一、日常档案管理

（一）档案工作是市政协机关管理工作的组成部分。应做到每一项重要的党政管理及业务工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

（二）市政协机关各部门在工作中形成的具有归档留存价值的文件材料，应按规定移交归档，由办公室集中统一管理。

（三）市政协机关设置专门的档案室，集中统一管理市政协具有留存价值的各类文件档案，维护档案的完整与安全。

（四）档案工作人员应加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。

（五）按照有关规定，定期向市档案局移交档案。

二、文件资料收集

（六）市政协各部门（含内设科室）应指定专人，负责收集整理提供本部门具有留存价值的文件资料；专项工作（会议、活动等）产生的具有留存价值的文件资料，由负责专项工作的相关人员收集整理提供。

（七）文件资料收集范围：

1．反映市政协主要职能活动和基本历史面貌的，对市政协工作和历史研究具有利用价值的文件资料；

2．以市政协党组、机关党组、机关党委及市政协委员会、办公室等名义印发的各类带有文号的文件；

3．市政协党组会议记录、纪要，机关党组会议记录、纪要，机关党委会议记录，常委会议记录、纪要，主席会议记录、纪要，秘书长会议记录、纪要；

4．干部任免、职务职级晋升文件，预算、决算及批复，各类协议与合同、委员履职考核统计表、机关干部年度考核统计表、委员花名册、干部职工花名册、党员花名册等文件资料；

5．全体会议材料汇编、常委会议材料汇编、提案汇编、社情民意专报汇编、工作制度汇编、大事记以及专项工作（会议、活动等）方案、总结等文件资料；

6．其他对市政协工作具有查考价值的文件材料。

（八）凡属收集范围的文件材料，任何部门和个人不得擅自留存据为己有或拒绝归档。

三、文件资料档案整理

（九）档案工作人员及文件资料收集人员应遵循文件资料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（十）市政协机关各部门工作和专项工作（会议、活动等）文件资料收集整理要求：

1．收集的文件资料应完整、准确、系统。不同年度的文件一般不得放在一起归档；跨年度的工作计划（事项）放在起始年归档；跨年度的总结放在任务结束当年归档；其他文件资料的收集按有关规定执行。

2．收集的文件资料应按档案工作要求做好统一格式的文件目录清单。

3．市政协各部门（含内设科室）工作中收集的文件资料原则上每年归档一次，文件资料整理完毕且形成目录清单后，经部门领导审定签名，于三月底前将上一年度的文件资料送至档案室归档；专项工作（会议、活动等）的文件资料由分管专项工作的领导审定签名后，于工作结束两个月内将文件资料送至档案室归档。

四、档案保管、鉴定和销毁

（十一）市政协机关档案室对市政协档案实行集中统一管理，配备必要的保管设施，保证核心档案完整与安全，做好档案的保管和利用工作。

（十二）建立档案的统计制度，对档案的收进移出、鉴定、销毁、保管、利用等基本情况进行统计，并按时向档案局报送档案工作基本情况统计表。

（十三）定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定时由机关鉴定小组审定监督，批准后，由档案员负责编写销毁清册和报告，报请领导批准后方可销毁。

（十四）销毁档案时，应按销毁规定，指定专人监督，并在销毁清册上签字，销毁清册应归档备查。

（十五）档案室要做好防护措施。要定期检查档案保管的状况，发现问题及时解决，并向领导汇报。

（十六）档案员调动工作时，离职前应在分管领导监督下办好交接手续，方可离开岗位。

五、档案的利用

（十七）市政协机关档案室保存的市政协、市政协办公室档案，主要供市政协、市政协办公室领导决策及工作人员办公查阅利用。

（十八）查阅档案原则上要在档案室进行。外单位查阅须持单位介绍信，写明查档目的、内容和方式（借阅、摘抄或复印），并严格履行审批、登记手续。借出时要根据具体情况明确归还时限。

（十九）查阅或借阅市政协主席会议纪要、有关会议记录须经秘书长批准；查阅或借阅提案档案须经提案委员会或办公室分管领导批准；摘抄或复印档案须经办公室分管领导批准；对所阅档案内容要绝对保密。