（2020年6月28日市政协秘书长办公会议通过）

为提高行文质量和办文效率，促进市政协机关工作制度化规范化程序化建设，现就市政协机关行文和公文处理的有关事项作出如下规定。

一、市政协机关行文规定

1．公文种类。市政协机关公文种类共分为5种，分别是中共政协晋城市委员会党组文件、政协晋城市委员会文件、政协晋城市委员会办公室文件、政协晋城市委员会办公室函件、中共晋城市政协机关总支委员会文件。各委室原则上不对外独立行文，如确需行文，由各委室会同办公室商定，以办公室名义发文。

2．公文用途。①中共政协晋城市委员会党组文件：主要用于向中共晋城市委报告市政协党组传达贯彻党的路线方针政策和中央、省委、市委重要会议精神情况，报告市政协党组重要工作、重要人事安排等情况；②政协晋城市委员会文件：主要用于政协晋城市委员会向省政协或中共晋城市委、市人民政府报送专项调查报告、建议案，面向全体政协委员安排部署重要工作的决议、决定、通知，通报表彰政协先进单位和个人，根据市委决定任免人事事项，转发上级政协组织的文件等；③政协晋城委员会办公室文件：主要用于政协晋城市委员会办公室根据中共政协晋城市委员会党组和政协晋城市委员会授权，通知有关事项，转发上级、同级机关的公文，向上级机关报告请示工作等；④政协晋城市委员会办公室函件：主要用于市政协办公室、调研室、各专委会向各县（市、区）政协、兄弟市政协和市直相关单位就调研、视察、考察及其他有关事宜进行通知、告知等；⑤中共晋城市政协机关总支委员会文件：主要用于市政协机关党总支的活动安排和报告工作。

3．公文签发。按照市政协领导指示或交办，公文起草由办公室、调研室、专委会工作人员起草，拟稿后到办公室登记编号。以中共政协晋城市委员会党组和政协晋城市委员会名义行文，工作人员登记编号后，由市政协秘书长审核，市政协党组书记、主席签发；以政协晋城市委员会办公室和中共晋城市政协机关总支委员会名义行文，工作人员登记编号后，由市政协办公室分管文件起草的副秘书长审核，市政协秘书长、机关党总支书记签发；以政协晋城市委员会办公室函件名义行文，登记编号后，由市政协办公室分管文件起草的副秘书长签发。

4．公文分发。文件印制装订后，起草文件的工作人员要抓紧分发装封，填写发送单位，由办公室统一送达有关单位，急办文件要电话通知相关单位来取。

5．公文存档。对文件的正稿、底稿和签发单，起草文件的工作人员要及时交办公室文档管理人员，文书要存档立卷，不得漏存漏报。

二、市政协机关公文处理规定

1．签收登记。对于上级机关和相关单位送交的公文，市政协办公室责成专人签收登记。对中央、省委、市委文件，市政协办公室责成机要秘书人员到市委办公室登记领取，每月领取一次，领取的文件要在市政协办公室登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、收文日期等情况逐项填写清楚。

2．协调拟办。签收登记后的文件交市政协秘书长，由秘书长根据来文内容提出拟办意见。

3．文件传阅。秘书长提出拟办意见后，市政协办公室责成机要秘书人员送各位领导传阅，所有文件要严格按照紧急程度，及时组织阅读和传达。传阅文件由机要秘书人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时落实或交办。对于只需要知晓内容、了解情况的公文，各位领导画圈或签字后交由办公室存档。

4．承办落实。根据领导批示意见，办公室、调研室、专委会具体承办，承办公文按照即来即办的原则，正确区分轻重缓急有序办理，不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。公文承办完毕，承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间，交由办公室存档。

5．档案管理。文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部文件，要严格办理传阅和借阅手续，严防文件丢失和失密泄密事故发生。传阅完毕后，登记存档放保密柜分类保管。

6．文件清退。每年6月底前，市政协办公室按照要求完成上年度中央和省委文件清退工作，以书面形式向市委办公室报告本单位上年度文件管理情况，并附文件清退表。